Web sitenizden, bayi panelinizden veya satış personeli ekranlarından sisteme girişi yapılan rezervasyonları, muhasebe birimine ulaşana kadar yöneten ana sistemdir. Rezervasyon bilgi girişi, oda müsaitlik takibi, konuk listesi oluşturma, fiyat hesaplama, konfirme takipi ve rezervasyon sonuçlandırma işlemleri ile ilgilenir.
Rezervasyon yapılan otel ile kontenjanlı veya sor-sat çalışılıyor olmasına göre iki farklı sistemde çalışır. Rezervasyon ücreti tahsil edildikten sonra kontenjanlı otellerin tüm işlemlerini otomatik olarak tamamlar. Eğer rezervasyon B2C (online rezervasyon siteniz) kanalı ile giriliyor ise konuk listesi müşteri tarafından hazırlanır ve ücret ödendikten sonra doğrudan muhasebe aktarılır. Rezervasyon programı, satış personelinizi bu işlemler için uğraştırmaz.
Rezervasyon Bilgi Girişi
Rezervasyon bilgi giriş ekranlarıdır. Online rezervasyon sitenizde, bayi panelinde, satış personeli ekranında ve yönetim panelinde bulunmaktadır. Otel seçildikten sonra rezervasyon yapan kişinin adı, giriş-çıkış tarihi, iletişim bilgileri girişi yapılır ve rezervasyon havuza aktarılır.
Rezervasyon Havuzu
Rezervasyonların sonuçlandırılmadan önce bekletildikleri alandır. Satış personeline dağıtımı buradan yapılır. Eğer rezervasyonu satış personelinden biri girdi ise, o rezervasyonu sadece kendisi ve operasyon şefleri görebilir. Eğer rezervasyon yapılan otelin kontenjanı varsa ve ödemesi kredi kartı ile yapıldıysa, rezervasyon buraya uğramadan yoluna devam eder.
Konuk Listesi Hazırlama
Havuzdan alınan rezervasyonun konuk listesi hazırlanmalıdır. Bu işlem, yetişkinler için ad soyad yazmak, çocuklar içinde ise ad soyad ve doğum yılı belirlemek şeklindedir. En çok 1 dk sürer. Liste hazırlandıktan sonra fiyat otomatik olarak hesaplanır.
Kontenjan girilmiş otellerde bu işlem müşteriye yaptırılır.
Otomatik Fiyat Hesaplama
Konuk listesi girişi yapıldıktan sonra sistem fiyatı otomatik olarak seçilir. Yetişkinler, ek yataklar, çocuklar, çocuk indirimleri, minimum gece, minimum yetişkin, dönem değişiklikleri ile gelen fiyat değişiklikleri, erken rezervasyon indirimleri vb her türlü fiyat unsuru dikkate alınır. İnsanların hata yapma payının yüksek olduğu bu tür durumlarda, %100 doğruluk ile hesaplama yapılır.
Ayrıca, balayı indirimi gibi aksiyonlar, kredi kartı komisyonları, taksit vade oranları, nakit ödeme indirimi gibi farklar anında hesaplanır. Örneğin müşteriniz banka havalesi ile ödeme yapmak istiyorsa, banka hesap bilgileri anında SMS ile cep telefonuna gönderilir.
Kontenjan girilmiş otellerde bu işlemler otomatik olarak yapılır.
(Otellere özel ücretlendirme politikaları sistemi operasyon yönetimi bölümünde incelenmiştir.)
Ödeme Sistemi
Rezervasyonun fiyatı belirlendikten sonra ödeme sistemleri aktif hale gelir. Eğer müşteri sanal pos ile ödeme yapacak ise güvenli ödeme sayfanıza giriş yaparak ödemesini gerçekleştirebilir. Banka havalesi veya mail order ile ödeme yapacak ise rezervasyon muhasebeye, ödeme beklenenler bölümüne aktarılır. Muhasebe müdürünüz veya siz hesaplara havale geldiğini gördükten sonra ödemeyi onaylarsınız.
Kontenjan girilmiş otellerde müşteri doğrudan kredi kartı ile ödeme sayfasına aktarılır. Dilerse havale veya mail order bilgilerini alabilir. Kredi kartı ile ödemesini yaparsa ödeme onayı otomatik olarak verilir.
Otel Bilgilendirme, Konfirme, Voucher ve Sözleşme
Ödeme alındıktan sonra otel bilgilendirme formunun otele fakslanması gerekmektedir. Sistemden çıktısı alınıp kaşelenir ve fakslanır. Karşıdan gelen cevaba göre konfirme bilgisi sisteme girilir.
Kontenjan girilmiş otellerde otel bilgilendirme formu otomatik olarak otele fakslanır. Bu işlem ofisinizdeki bir bilgisayara faks gönderen programımızı kuruyoruz.
Otel konfirme verdikten sonra (veya önce, tamamen sizin kurum politikanıza bağlıdır) müşteriye sözleşme metniniz gönderilir ve imzalayıp size geri göndermesi istenir. Bu sözleşmeye istinaden voucher düzenlenir ve gönderilir.
Kontenjan girilmiş otellerde bu işlemler sistem tarafından otomatik olarak yapılır.
Bu adım tamamlandıktan sonra rezervasyon tamamlanmış sayılır ve muhasebeye aktarılır.
